Dokumentationspflichten der Forschungszulage: 7 wichtige Fragen & Antworten

Wir erklären dir, was bei der Dokumentation der Forschungszulage zu beachten ist!

Du spielst mit dem Gedanken, die Forschungszulage für dein Forschungsprojekt zu beantragen? Eine gute Idee! Bei der Forschungszulage bekommst du 25 Prozent der Personalkosten für dein R&D-Vorhaben vom Staat gefördert/erstattet. 

Viele junge Unternehmer sind trotz dieser attraktiven Fördermittel zögerlich. Ein Grund: Sie fürchten, dass die erforderliche Dokumentation der Arbeitszeit umständlich und bürokratisch ist. Außerdem vermuten sie – und das nicht ganz grundlos – dass es dabei so manchen Fallstrick gibt.

Aus unserer umfangreichen Erfahrung können wir dir verraten: Die Dokumentation im Rahmen der Forschungszulage ist selbst für Startups gut und sicher machbar – wenn man weiß, worauf es ankommt!

Hier findest du 7 wichtige Fragen und Antworten rund um die Forschungszulagen-Dokumentation fürs Finanzamt!

1. Warum müssen Zeitaufwände für die Forschungszulage festgehalten werden?

Wenn die Bescheinigungsstelle der Forschungszulage grünes Licht für die Förderung deines Forschungsprojekts gegeben hat, erstattet dir der Staat 25 Prozent der dafür aufgewendeten Personalkosten. Diese Fördermittel erhältst du durch eine steuerliche Verrechnung – also über das Finanzamt.

Der große Vorteil: Anders als bei einer klassischen Forschungsförderung musst du keine Zwischenberichte erstellen, um deinen Geldgeber auf dem aktuellen Stand zu halten. Das ist gerade für kleine Unternehmen oder Startups positiv, da es weniger Aufwand bedeutet. 

Doch der Staat möchte natürlich sichergehen, dass deine angegebenen Personalkosten der Realität entsprechen, um dem Missbrauch von Steuergeldern vorzubeugen. Deshalb musst du dem Finanzamt die geleistete Arbeitszeit der mit dem R&D-Vorhaben betrauten Mitarbeiter nachweisen. 

2. Wieso ist die richtige Dokumentation auch für dein Unternehmen wichtig?

Die korrekte Dokumentation im Rahmen der Forschungszulage stellt sicher, dass du die Fördermittel in Form der nachträglichen steuerlichen Verrechnung auch tatsächlich erhältst. Bei einer mangelhaften Dokumentation kann es passieren, dass das Finanzamt die Fördergelder nicht bewilligt, obwohl du sie bereits bei deinem R&D-Projekt einkalkuliert hast.

Zudem bist du mit einer gewissenhaften Dokumentation auch auf den Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt vorbereitet. Die kann bis zu 5 Jahre später erfolgen, wenn die entsprechenden Mitarbeiter vielleicht gar nicht mehr an deinem Forschungsvorhaben mitwirken. 

Mit einer lückenlosen Dokumentation kannst du einer möglichen – und gerade bei mehrjährigen Projekten nicht unwahrscheinlichen – Überprüfung des Finanzamtes gelassen entgegenblicken und ruhig schlafen.

3. Was genau muss für die Forschungszulage dokumentiert werden?

Grundsätzlich musst du die in Zusammenhang mit dem Forschungsprojekt geleistete Arbeitszeit der damit beauftragten Mitarbeiter festhalten – ganz gleich, ob es sich dabei um Angestellte oder freie Projektmitarbeiter handelt. Auch deine eigene, für das Forschungsvorhaben investierte Zeit gehört dazu.

Wenn du mit der Vorlage des BMF analog arbeitest, brauchst du für jeden mit dem R&D-Projekt betrauten Mitarbeiter einen eigenen Forschungszulage-Stundenzettel. Auf der ersten Seite des Stundenzettels sind grundsätzliche Angaben zur richtigen Zuordnung sinnvoll sowie eine kalendarische Tabelle, in der pro Arbeitstag die entsprechenden Zeitstunden notiert werden. Auf der zweiten wird die Jahresarbeitszeit für das R&D-Projekt ausgewertet. 

Insgesamt enthält der analoge Stundenzettel folgende Angaben:

• Kurzbezeichnung des R&D-Vorhabens
• Vorhabens-ID (findest du im Bescheid der Bescheinigungsstelle)
• Wirtschaftsjahr
• Name des unmittelbar mit R&D-Aktivitäten beschäftigten Arbeitnehmers
• Kurzbeschreibung der betreffenden R&D-Tätigkeit 
• Arbeitsstunden pro Arbeitstag
• Ermittlung der Jahresarbeitszeit abzüglich Urlaubstage, Krankheitstage & Feiertage
• Ermittlung des Anteils der Arbeitszeit für R&D-Vorhaben
• Bei personeller Aufzeichnung: Datum und Unterschrift des Mitarbeiters und Projektleiters am Monatsende

Es gibt jedoch weit effizientere und professionellere Wege, die Arbeitszeit im Rahmen der Forschungszulage zu dokumentieren, als den analogen Stundenzettel des BMF! Mehr dazu erfährst du unter Punkt 7!

4. Welche Personalkosten gehören in den Forschungszulage-Stundenzettel?

Ein häufiger Fallstrick bei der Dokumentation für die Forschungszulage sind die genauen Tätigkeiten, die darin erfasst werden. Die trennscharfe Unterscheidung zwischen Tätigkeiten, die direkt dem Forschungsprojekt zugeordnet werden können und anderen Arbeitsaufwänden ist wichtig – in der Praxis aber oft gar nicht so einfach. Gerade in kleineren Unternehmen ist es nicht unbedingt so, dass ein oder mehrere Mitarbeiter ausschließlich für das Forschungsprojekt abgestellt werden. 

Indirekte Tätigkeiten aus dem Bereich Administration oder Routinearbeiten, die von denselben Mitarbeitern ausgeführt werden, dürfen nicht auf den Stundenzettel. Zu den im Rahmen der Forschungszulage förderfähigen Personalkosten gehören nur die Zeitaufwände, die unmittelbar mit dem R&D-Vorhaben in Zusammenhang stehen. 

Gut zu wissen: Tätigkeiten im Bereich Projektmanagement sind in vielen Fällen förderfähig! Die geleisteten Arbeitszeiten für die Planung und die Budgetierung des R&D-Projektes beispielsweise kannst du auf dem Stundenzettel vermerken und beim Finanzamt einreichen.

Idealerweise wird bereits bei der Beantragung der Forschungszulage klar abgegrenzt, was die zur R&D gehörigen Tätigkeiten im Rahmen des Vorhabens sind – denn so geht auch die korrekte Dokumentation später leichter von der Hand. Die Experten von Coup helfen dir dabei, die Weichen für dein Projekt von Anfang an richtig zu stellen.

5. In welcher Form sollte die Dokumentation stattfinden?

Hier kommen wir zu einer großen Stärke der Forschungszulage, denn die Form der Dokumentation bietet dir viel Gestaltungsspielraum. Das Bundefinanzministerium bietet ein Muster für den Forschungszulagen-Stundenzettel an, den du dir kostenfrei herunterladen kannst. Doch die Dokumentation muss nicht in Papierform stattfinden.

Wenn du in deinem Unternehmen ein HR- oder ERP-System verwendest, kannst du die für das begünstigte R&D-Projekt verwendeten Arbeitszeiten dort festhalten. Manche Unternehmen verwenden auch andere Tools oder klassische Excel-Tabellen. 

Wesentlich bei der Dokumentation mit Hilfe von elektronischen Systemen ist es, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (auch GoBD genannt) zu beachten. Dabei geht es u.A. darum, Grundsätze zu Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Richtigkeit oder Ordnung und Unveränderbarkeit einzuhalten.

Gern beraten wir dich darüber, welche Form der Dokumentation für dein Unternehmen am besten geeignet ist, und sich optimal in euren Workflow einfügt und allen gesetzlichen Anforderungen gerecht wird. So bieten wir beispielsweise eine maßgeschneiderte Lösung zur Erstellung von Stundenzetteln an, in die u.A. das bei Startups beliebte HR-System Personio integriert werden kann.

6. Was sollte man bei der Dokumentation für die Forschungszulage noch beachten? 

Wir empfehlen unseren Klienten, am Ende jedes Jahres zusätzlich eine kurze Dokumentation über den Stand des R&D-Projektes und die Aufgaben des daran mitwirkenden Personals zu erstellen. Das ist wenig Aufwand und erweist sich im Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt als sehr hilfreich – gerade, falls die Überprüfung erst Jahre später stattfindet!

7. Mit welchen Tipps kann man die Dokumentation effektiver gestalten?

Mit einigen Tipps lässt sich die Dokumentation für die Forschungszulage einfach und effektiv gestalten. Du musst also keine Sorge haben, dass die Dokumentationspflicht sich als Zeiträuber in deinem Unternehmen entpuppt. 

Die drei wichtigsten Grundregeln lauten dabei:

1. Zeitnahe Erfassung: Achte darauf, dass der Forschungszulagen-Stundenzettel möglichst zeitnah ausgefüllt wird.
2. Trennschärfe: Sorge dafür, dass allen involvierten Mitarbeitern die genaue Unterscheidung zwischen direkten Tätigkeiten für das R&D-Projekt und anderen Aktivitäten bewusst ist und sie dies in der Praxis auch klar voneinander trennen.
3. Passende Dokumentationsform: Finde heraus, welche Art der Dokumentation – vom klassischen Stundenzettel bis zur Ressourcenplanungs-Software – in deinem Unternehmen am besten funktioniert.

Profi-Tipp: Mit der spezifischen Software-Lösung von Coup kannst du den Aufwand für die Dokumentation im Rahmen der Forschungszulage auf ein Minimum reduzieren und gleichzeitig dem Finanzamt jederzeit Rede und Antwort stehen.

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