8 Tipps für deine erfolgreiche Forschungszulage

Wir erklären dir, wie du dir die Forschungszulage holst!

Du möchtest die Forschungszulagen beantragen? Eine ausgezeichnete Idee! Dank des Forschungszulagengesetzes kannst du dir Fördergeld vom Staat für dein Forschungsprojekt sichern: 25 Prozent deiner Personalkosten, zeitlich unbegrenzt!

Bevor du dich über das Forschungsgeld für dein Unternehmen freuen kannst, musst du die Forschungszulage natürlich beantragen – das geschieht in einem zweistufigen Verfahren. Im ersten und wichtigsten Schritt prüft die Bescheinigungsstelle, ob dein Vorhaben die Förderkriterien erfüllt. Im zweiten Schritt, dem Antrag auf die Forschungszulage, legt das Finanzamt dann eure finale Förderhöhe fest.

Damit du deine Chancen auf die Forschungsförderung maximieren kannst, geben die Experten von Coup dir hier 8 wichtige Tipps für deinen Forschungszulage-Antrag!

1. Den F&E-Fördermittelantrag frühzeitig stellen

Du hast eine innovative Idee und möchtest am liebsten sofort starten? Verständlich! Das Gute an der Forschungszulage: Du musst den F&E-Fördermittelantrag nicht grundsätzlich vor dem Start deines Projektes stellen, wie es bei vielen anderen Förderprogrammen der Fall ist. Stattdessen kannst du ihn auch nach Ablauf des Jahres einreichen, für das der Anspruch auf Förderung entstanden ist – und zwar bis zu vier Jahre danach! Das bietet dir viel Flexibilität.

Denk aber daran: Die Auszahlung der Forschungszulage erfolgt immer erst nach dem Abschluss des Wirtschaftsjahres in dem die Kosten entstanden sind. Du musst dein F&E Projekt also erst einmal anderweitig finanzieren.

Du möchtest mit deinem Forschungsvorhaben erst starten, wenn du sicher sein kannst, dass du die Fördergelder erhältst? Wenn du auf maximale Planungssicherheit Wert legst, ist es wichtig, den F&E-Fördermittelantrag rechtzeitig zu stellen. Gut zu wissen: Ab dem Zeitpunkt deines Antrags auf Forschungszulage kannst du mit einer Bearbeitungszeit von 3 Monaten rechnen – dann hast du Gewissheit.

2. Ausreichend Zeit für den F&E-Fördermittelantrag einplanen

Die Bearbeitungszeit deines F&E-Fördermittelantrags ist aber nicht das Einzige, was du bei einer realistischen Zeitplanung berücksichtigen solltest. Denk daran: Bei der Forschungszulage finanziert der Staat dir einen Teil deines F&E-Vorhabens. Der Staat verschenkt aber kein Geld – du musst schon begründen, warum dein Forschungsvorhaben eine gute Investition ist. Dafür musst du wiederum Zeit investieren – und die solltest du nicht unterschätzen.

Viele kleinere Unternehmen scheitern daran, dass sie den F&E Fördermittelantrag im laufenden Tagesgeschäft nebenher schultern wollen. Aus Erfahrung können wir dir sagen: Das funktioniert fast nie – es sei denn, du hast bereits viele Forschungszulagen beantragt und weißt, wie der Hase läuft. Gerade beim ersten Antrag dauert es aber oft etwas länger, sich durch den Bürokratie-Dschungel zu kämpfen.

Geh also lieber davon aus, dass du zunächst 3-4 Wochen Zeit benötigen wirst, um die Unterlagen für die Bescheinigungsstelle vorzubereiten. Zusätzlich zur Bearbeitungszeit der Bescheinigungsstelle bist du nun also bei 3-4 Monaten Vorlaufzeit vom Start der Beantragungsphase bis zum Projektstart, mit denen du kalkulieren solltest.

3. Roten Faden beim Antrag auf Forschungszulage beachten

Bisher ging es um die Zeitplanung – jetzt kommen wir zu den Inhalten. Du hast dein Forschungsprojekt sicher im Kopf schon perfekt durchgeplant, richtig? Bedenke aber, dass die Mitarbeiter:innen der Bescheinigungsstelle keine Gedanken lesen können. In deinem F&E-Fördermittelantrag musst du ihnen deine Pläne so genau wie möglich beschreiben, damit sie auch für Außenstehende nachvollziehbar werden. Dazu gehören insbesondere die Ziele, die Risiken und die Systematik deines Vorhabens.

Achte auf darauf, dass bei deinem Antrag auch für Außenstehende ein roter Faden erkennbar ist. Du kannst zum Beispiel damit beginnen, das Problem zu beschreiben, das mit deinem Forschungsprojekt gelöst werden soll. Gehe auch darauf ein, warum das Problem bisher noch nicht gelöst werden konnte und welche Herausforderungen damit verbunden sein können, es zu lösen. So nimmst du deine Sachbearbeiter:innen an die Hand und führst sie durch dein Forschungsvorhaben.

Bedenke aber: Dein F&E-Förderantrag wird in der Bescheinigungsstelle auch von Experten deiner Branche geprüft. Daher solltest du bei deinen Ausführungen auch das entsprechende Fachwissen einfließen lassen.

4. Risiken herausarbeiten und Lösungsansätze beschreiben

Kommen wir zu einem Punkt, der beim Antrag auf Forschungszulage oft vernachlässigt oder missverstanden wird: das Risiko. Viele Unternehmer:innen neigen dazu, ihren F&E-Fördermittelantrag sehr optimistisch zu verfassen, weil sie denken, das erhöhe ihre Aussichten auf Erfolg. In den Kriterien der Forschungszulage ist allerdings klar festgelegt: Um die Fördermittel zu erhalten, muss ein Forschungsprojekt mit einem erheblichen wissenschaftlichen bzw. technischen Risiko verknüpft sein.

Widme den potenziellen Schwierigkeiten in deinem Forschungsvorhaben also ruhig etwas mehr Aufmerksamkeit und versuch nicht, sie kleinzureden – das wäre kontraproduktiv. Beschreibe stattdessen klar, wo die Herausforderungen deines Projektes liegen und wie man sie möglicherweise lösen könnte. Die Lösbarkeit darf aber keinesfalls gewährleistet sein – behalte im Hinterkopf, dass nur Projekte mit der Forschungszulage gefördert werden, die auch scheitern könnten!

5. Plausibel kalkulieren – finanziell und personell

Logisch: Du kannst ein Forschungsprojekt, das mit vielen Fragezeichen behaftet ist, nicht bis ins kleinste Detail durchkalkulieren. Bei der Kalkulation deiner finanziellen und personellen Aufwände gilt jedoch eine Faustregel: Achte auf die Plausibilität! Die Sachbearbeiter:innen der Bescheinigungsstelle werden prüfen, ob deine Kalkulation in sich stimmig erscheint.

Gerade bei Projekten, die in die Zukunft gehen, basiert ein Großteil der Aufwände auf Schätzungen. Was passiert also, wenn sich dein Projekt anders entwickelt als ursprünglich geplant? Das passiert schneller als gedacht, da Forschung und Entwicklung schließlich immer unsicher und damit nicht 100% planbar ist.

Die gute Nachricht: Du kannst auch dann eine Förderung bekommen, wenn sich die Eckpfeiler deines Projektes über die Zeit ändern. Sollte die Abweichung zwischen deinem ursprünglichen Antrag und der Realität zu groß werden kann es allerdings notwendig sein, dass du die Änderungen gegenüber den Behörden begründest. Solange die F&E Kriterien weiter erfüllt sind steht deiner Förderung aber nichts im Weg. Als Grundlage für die Auszahlungshöhe deiner Förderung zählen dann die tatsächlich angefallenen Kosten.

6. Stundenzettel fürs Finanzamt vorbereiten

Der F&E-Förderantrag ist ein zweistufiges Verfahren. Wenn dir die Bescheinigungsstelle einen positiven Bescheid zustellt, leitest du die zweite Phase ein. Dazu musst du die Forschungszulage beim Finanzamt beantragen – dies geschieht nach Abschluss des Wirtschaftsjahres über ELSTER. Wenn dein Forschungsprojekt über mehrere Jahre läuft, beantragst du die Forschungszulage in jedem Wirtschaftsjahr erneut. Das Finanzamt entscheidet nicht mehr darüber, ob die Forschungsgelder bewilligt werden – das ist Job der Bescheinigungsstelle.

Das Finanzamt kann jedoch die Dokumentation der finanziellen Aufwände anfordern, bevor es deine Fördergelder auszahlt. Deshalb bereitest du am besten schon im Vorfeld die Stundenzettel für deine Mitarbeiter vor – oder implementierst eine entsprechende Lösung in das ERP-System deines Unternehmens. So kannst du die Zeit nutzen, bist dem Finanzamt gegenüber schnell auskunftsfähig und kommst schnell und problemlos an deine Forschungszulage.

7. Hartnäckig sein und bei Bedarf Widerspruch einlegen

Die Kriterien, die Unternehmen für die Forschungszulage erfüllen müssen, sind klar definiert. Achte bei deinem F&E-Förderantrag darauf, dass du keines der fünf Kriterien – Ergebnisoffenheit, Neuartigkeit, Kreativität, Systematik und Reproduzierbarkeit – vergisst oder vernachlässigst, denn das wird mit ziemlich großer Sicherheit zu einer Ablehnung deines Antrags auf Forschungszulage führen.

Du hast alle Kriterien berücksichtigt und dein Antrag ist trotzdem abgelehnt worden? In manchen Fällen lohnt es sich, hartnäckig zu sein und Widerspruch einzulegen. Dafür hast du ab dem Zeitpunkt der Ablehnung einen Monat Zeit. Am besten lässt du dich jedoch vorher von jemandem beraten, der in der Thematik sattelfest ist! Und damit kommen wir zu unserem letzten Tipp…

8. Professionelle Unterstützung für den F&E-Fördermittelantrag nutzen

Viele Existenzgründer:innen und Jungunternehmer:innen scheuen den F&E-Fördermittelantrag, obwohl sie gute Chancen auf die Fördermittel hätten. Sie befürchten jede Menge Bürokratie und haben Sorge, dass Ihr Antrag auf Forschungszulage abgelehnt wird und sie viel Zeit verschwendet haben.

Es stimmt: Die der F&E-Fördermittelantrag ist nicht profan und wenn du Aussicht auf Erfolg haben möchtest, solltest du entsprechend sorgfältig vorgehen. Denn der Teufel steckt im Detail und oft können schon Kleinigkeiten über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Leider bietet die Bescheinigungsstelle derzeit keine individuelle Beratung an, um Unternehmer:innen die Handhabung der Fördermittelanträge zu erleichtern. Um den Aufwand für dich zu minimieren und gleichzeitig deine Chance auf die Forschungszulage zu maximieren, kannst du die Experten von Coup zu Rate ziehen.

Unsere Profis behalten im Bürokratie-Dschungel die Übersicht und wissen genau, worauf es bei den Formulierungen der Anträge ankommt. Wir übernehmen den Papierkram für dich und du kannst dich weiter auf dein Tagesgeschäft konzentrieren. Für dich ist die Unterstützung von Coup ohne jedes Risiko – denn du bezahlst uns nur, wenn dein F&E-Fördermittelantrag erfolgreich ist.

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